Ein digitaler Assistent (DA), wird auch als virtueller Assistent (VA) genannt, ist ein unabhängiger Auftragnehmer, ein freier Mitarbeiter, der auftragsabhängig arbeitet. Virtuelle Assistenten arbeiten für mehrere Unternehmen und für die verschiedensten Branchen. Häufig verfügen sie über langjährige Erfahrung, die sie sich in Unternehmen angeeignet haben.
Der Begriff Virtuelle Assistenz kommt ursprünglich aus den USA, wo Virtuelle Assistenten schon seit den 1990ern Unternehmen und Einzelpersonen unterstützen. Seit einigen Jahren schwappt dieser Trend nun auch in den deutschsprachigen Raum über und wird hier immer populärer.
Für Unternehmen haben virtuelle Assistenten die Vorteile, dass sie nur bei Bedarf angefordert werden, ihre Kosten gut kalkulierbar sind, sie nicht auf den Gehaltslisten der Unternehmen erscheinen, folglich das Unternehmen keine Sozialabgaben abführen muss und dass sie auch keinen Arbeitsplatz im Unternehmen haben. Sie müssen flexibel sein und bekommen Vorgaben, die eine zeitlich korrekte Auftragsabwicklung sicherstellt. Für die Zusammenarbeit mit den Unternehmen können sie auf Datenbestände zugreifen oder auf Plattformen mit Cloud-Computing.
Virtuelle Assistenten gibt es für viele Jobs. Das beginnt bei der Buchhaltung, geht über verwaltungstechnische Aufgabe, tangiert das Marketing und die Akquisition und reicht bis hin zu konstruktiven und überwachenden Aufgaben. Im Web stehen entsprechende Portale zur Verfügung, üauf denen Jobs für virtuelle Assistenten angeboten werden. Neben den menschlichen Assistenten werden auch Chatbots, das sind Programme, die die menschliche Konversation vortäuschen, als virtuelle Assistenten eingesetzt.
Die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und VA läuft, wie der Name schon sagt, virtuell. Es gibt kein gemeinsames Büro und auch die gemeinsamen Arbeitszeiten können, genauso wie der Arbeitsort, unterschiedlich sein. Für die Kommunikation wählt man Anbieter wie E-Mail, WhatsApp oder Tools wie Slack. Dabei können entweder Auftraggeber und VA oder ganze Teams virtuell zusammenarbeiten.
Genauso wie im Büro kann es regelmässige Team-Meetings geben. Statt in einem stickigen Meeting-Raum finden die Meetings in virtuellen Teams jedoch über Skype oder Zoom statt. Es gibt unzählige Projektmanagement-Tools, die man für die Planung der Projekte und Aufgaben nutzen kann.
Am Ende jedes Abrechnungszeitraumes stellt die virtuelle Assistentin ihrem Auftraggeber eine Rechnung und stellt - falls vereinbart - auch die Reportings der Zeiterfassung zur Verfügung.
Arten von virtuellen Assistenten
Obwohl sich diese Definition auf die digitale Form von virtuellen Assistenten bezieht, wird der Begriff virtueller Assistent oder virtueller persönlicher Assistent ebenfalls häufig verwendet. Damit werden Vertragsarbeiter beschrieben, die von zu Hause aus administrative Aufgaben ausführen, die typischerweise von Assistenten oder Sekretärinnen ausgeführt werden. Virtuelle Assistenten können auch mit einer anderen Art kundenorientierter KI-Programmen verglichen werden, die als Smart Advisers, also intelligente Berater bezeichnet werden. Intelligente Beraterprogramme sind fachorientiert, während virtuelle Assistenten aufgabenorientiert sind.Arbeiten 4.0: Unser Unterstützung für Sie
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